Législation Peppol 2026 : Facturation électronique obligatoire

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol signifie   Pan-European Public Procurement Online est un réseau conçu pour permettre aux entreprises et aux gouvernements d'échanger des documents électroniques, tels que des factures, de manière sécurisée et efficace. L’objectif principal de Peppol est de faciliter la communication entre différents systèmes en utilisant des formats standardisés. Cela permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir plus facilement des factures électroniques, quel que soit le système de facturation qu’elles utilisent.

Peppol assure la compatibilité entre différents progiciels. Cela signifie qu'une facture envoyée via Peppol peut être traitée automatiquement par le destinataire , même s'il utilise un système différent. Cette standardisation réduit les erreurs, accélère le processus de facturation et assure une plus grande efficacité.

Comment fonctionne Peppol ?

Peppol fonctionne grâce à un réseau de « points d'accès ». Une entreprise utilisant Peppol se connecte à un tel point d'accès, ce qui garantit que les factures électroniques sont échangées en toute sécurité via le réseau Peppol. Lorsqu'une facture est envoyée, elle est envoyée via le point d'accès de l'expéditeur au point d'accès du destinataire, après quoi le destinataire peut traiter la facture dans son système.

Qu'est-ce qu'une facture Peppol ?

Une facture Peppol est une facture électronique structurée conforme aux normes du réseau Peppol. Au lieu d'une facture PDF ou papier comme vous la connaissez aujourd'hui, une facture Peppol est envoyée dans un format XML standardisé (UBL). Cela permet un traitement automatique et garantit que les données sont échangées correctement entre l'expéditeur et le destinataire.

Comment démarrer avec Peppol ?

Pour démarrer avec Peppol, vous devez connecter votre entreprise au réseau Peppol via un point d'accès. Il existe plusieurs points d'accès disponibles, tant auprès de fournisseurs commerciaux que d'agences gouvernementales telles que Mercurius, la plateforme belge de facturation électronique.

Voici les étapes pour démarrer avec Peppol :

1. Choisissez un point d’accès Peppol adapté aux besoins de votre entreprise. Ce Point d'Accès gère l'échange de vos factures électroniques.
2. Assurez-vous que votre logiciel de facturation est compatible avec Peppol. Les programmes de comptabilité modernes et les systèmes ERP prennent souvent déjà en charge Peppol, mais il est important de vérifier cela.
3. Enregistrez votre entreprise auprès du point d'accès Peppol choisi. Cela vous donnera un identifiant Peppol unique, que vous pourrez utiliser pour participer au réseau et envoyer et recevoir des factures.

Créer un compte Peppel

Pour rejoindre Peppol, vous devez enregistrer votre entreprise auprès d'un point d'accès Peppol (le fournisseur de services qui envoie et reçoit vos factures électroniques via le réseau Peppol). En Belgique, vous pouvez choisir parmi différents fournisseurs, notamment la plateforme gouvernementale Mercurius ou des fournisseurs commerciaux tels que Billit.

Après votre inscription, vous recevrez un identifiant Peppol, qui servira d'identification unique au sein du réseau. Cet identifiant permet à d’autres entreprises et agences gouvernementales de vous identifier et de vous envoyer des factures via le réseau Peppol.

Qui travaille déjà avec Peppol ?

Peppol est déjà largement utilisé dans de nombreux pays européens, notamment dans le secteur public. Les institutions gouvernementales sont souvent les premières utilisatrices de Peppol car cela rend la communication entre les entreprises et le gouvernement plus efficace. En Belgique, Peppol est déjà obligatoire pour les transactions entre entreprises et gouvernements (B2G) et, à partir de janvier 2026, il deviendra obligatoire pour toutes les entreprises. Peppol devrait devenir la norme en matière de facturation électronique en Europe dans les années à venir.

Comment envoyer des factures Peppol ?

L'envoi de factures Peppol est facile, à condition que votre logiciel de facturation prenne en charge Peppol. Une fois que vous avez créé une facture électronique, votre logiciel garantit que la facture est générée au bon format. La facture est ensuite envoyée au réseau via votre point d'accès Peppol et remise au destinataire.

Parce que l’ensemble du processus est standardisé et automatisé, le processus de facturation est plus rapide et les étapes manuelles telles que la saisie de données sont éliminées. Cela permet de gagner du temps et de réduire considérablement les risques d’erreurs.

Pourquoi activer Peppol maintenant ?

L'utilisation de Peppol présente de nombreux avantages, tant pour la mise en œuvre obligatoire en 2026 que pour l'optimisation de votre processus de facturation actuel :

1. Il est conforme à la législation européenne sur la facturation électronique.
2. Toutes les factures sont échangées de manière sécurisée et rapide.
3. Les factures ne finissent plus dans la boîte spam de votre client. Peppol veille à ce que les factures soient transmises directement au service comptable.
4. Les factures sont payées plus rapidement car elles sont traitées automatiquement. Ce qui garantit un paiement plus rapide.
5. Vous disposez d'une archive centrale pour toutes vos factures.
6. Vous gagnez un temps précieux car vous avez moins de travail manuel, ce qui signifie plus de temps pour d’autres tâches.

Faromedia et Peppol

En tant que héros numérique, Faromedia aide ses clients à intégrer Peppol, afin qu'ils puissent se conformer sans effort aux nouvelles réglementations. Nous assurons ainsi de notre côté une intégration correcte.

Êtes-vous client Faromedia ?

Nous veillerons ensuite à ce que vous, en tant que client, receviez vos factures via Peppol grâce à notre système de licence.

Si vous travaillez également avec Webhero Billing , nous veillerons également à ce que les factures soient envoyées via Peppol.

Avez-vous des questions à ce sujet ?

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FAQ

1. Peppol est-il obligatoire ?

Oui, à partir de janvier 2026, l'utilisation de Peppol sera obligatoire pour toutes les factures B2B en Belgique. Cela s’applique aussi bien à l’envoi qu’à la réception de factures. Le système offre également des avantages aux entreprises B2C qui souhaitent augmenter leur efficacité et leur sécurité.

2. Combien cela me coûte-t-il d’utiliser Peppol ?

L'inscription auprès d'un point d'accès Peppol peut entraîner des frais en fonction du fournisseur choisi. Une déduction des coûts de 120 pour cent est prévue pour les investissements dans la facturation électronique.

La déduction des frais majorée de 120 pour cent s'applique à :

• travailleur indépendant
• professions libérales
• les entreprises qui répondent à la définition de petite entreprise

Quand?

La déduction des frais majorés s’applique du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2027.

3. Comment créer des notes de crédit via Peppol ?

La création et l'envoi de notes de crédit via Peppol suivent le même processus sécurisé et standardisé que les factures. Cela garantit que la note de crédit est reçue correctement et en toute sécurité.

4. Peppol est-il sûr ?

Oui, Peppol est conçu avec la sécurité comme priorité. Chaque transaction au sein du réseau est cryptée et les documents envoyés ne peuvent pas être modifiés. De plus, l’identité de chaque participant est vérifiée, ce qui réduit considérablement le risque de fraude.