Comment pouvons-nous vous aider?

Une adresse email professionnelle est indispensable pour l'envoi de factures, car elle contribue à la fois à l'authenticité de l'entreprise et à la confiance du destinataire.

En vertu du principe « Know Your Customer » (KYC), Peppol exige que les entreprises vérifient leur identité avant d’envoyer des factures électroniques. Cela garantit l’authenticité des transactions et prévient la fraude. Une adresse email professionnelle, liée au nom de domaine de l'entreprise au lieu d'un service email gratuit, renforce cette fiabilité.

De plus, une adresse e-mail professionnelle contribue à une image professionnelle, ce qui augmente la confiance du destinataire. Cela augmente la probabilité que les factures soient traitées et payées plus rapidement, ce qui aura un impact positif sur la trésorerie de l'entreprise.

Webhero Billing est un programme de facturation convivial pour les entrepreneurs individuels et les PME en Belgique. Il vous aide à créer, envoyer et gérer des factures rapidement et correctement, entièrement conformes à Peppol.

Notre logiciel de facturation est idéal pour les indépendants, les commerçants individuels et les PME à la recherche d'un système de facturation en ligne simple et efficace.

Webhero prend toujours en charge les deux versions les plus récentes de Google Chrome, Firefox et Safari, ainsi que les deux versions les plus récentes du système d'exploitation. Pour garantir que votre logiciel de facturation fonctionne de manière optimale, nous vous recommandons de mettre à jour votre navigateur vers la version la plus récente.

La personnalisation de vos communications par e-mail par défaut pour les factures et les rappels est simple et garantit que vos e-mails sont toujours conformes à vos communications souhaitées. Vous pouvez ajuster les paramètres de courrier électronique pour vos factures, ainsi que pour vos premier et deuxième rappels.

Voici comment procéder :

Vous pouvez suivre les mêmes étapes pour votre 1er rappel et votre 2ème rappel . Faites défiler jusqu'aux sections de rappels et remplissez le message souhaité pour le premier et le deuxième rappel envoyé à votre client. Encore une fois, n'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » après avoir modifié le texte.

La prochaine fois que vous enverrez une facture ou un rappel, le texte personnalisé sera automatiquement ajouté au message. Cela vous fait gagner du temps et vous garantit une communication toujours cohérente et professionnelle, sans avoir à ressaisir du texte à chaque fois. De cette façon, vous maintenez la convivialité et le professionnalisme de vos factures et rappels, tout en simplifiant le processus.

Non, il n'est pas possible d'attribuer plusieurs catégories à un même client. Vous pouvez sélectionner une catégorie par client . Cela permet de garder votre administration organisée et de faciliter le filtrage des clients ou la génération de rapports.

Vous souhaitez ajouter rapidement votre base de clients ou un aperçu d'articles sans avoir à tout saisir manuellement ? Webhero Billing offre un moyen simple d'importer des données externes via un fichier MS Excel.

Importation de clients

• Vous pouvez importer des données client via un fichier Excel .
• Un modèle est fourni pour garantir que les données sont lues correctement.
• Après le téléchargement , la synchronisation peut prendre jusqu'à 1 heure avant que tous les clients soient visibles dans le système.

Importation d'articles

• Avez-vous déjà un aperçu d'article existant ? Vous pouvez facilement l'importer via un fichier Excel .
• Ici aussi, un modèle standard est fourni pour éviter les erreurs.
• Le temps de traitement de l'importation peut prendre jusqu'à 1 heure en fonction de la quantité de données.

Assurez-vous de saisir correctement les données dans le modèle avant de l'importer afin que tout se passe bien.

Lorsque vous exécutez l'exportation, vous recevrez un fichier Excel contenant des informations détaillées sur tous vos articles. Le fichier contient les colonnes suivantes :

Grâce à cette fonction d'exportation, vous pouvez obtenir rapidement un aperçu détaillé de votre stock, idéal pour la création de rapports ou le traitement ultérieur dans d'autres systèmes.

Oui, c'est possible ! Notre système offre un moyen simple de suivre votre inventaire d'articles et de recevoir des notifications lorsqu'un produit est en rupture de stock. Cela peut être fait à la fois lors de l'ajout d'un nouvel article et lors de la modification d'un article existant.

Option 1 : Définir le stock pour un nouvel article

1. Allez dans Articles > Ajouter un article .
2. Cochez l'option « Suivre l'inventaire ? » Sur.
3. Saisissez la quantité dans « Stock » pour enregistrer le stock actuel.
4. Souhaitez-vous recevoir un avertissement lorsque le stock est faible ? Saisissez ensuite la quantité minimale souhaitée sous « Notifier quand » .

Option 2 : Activer le stock pour un article existant

1. Allez dans Articles et cliquez sur « Modifier » pour l’article souhaité.
2. Cochez l'option « Suivre l'inventaire ? » Sur.
3. Entrez le stock actuel dans « Stock » .
4. Définissez une alerte en saisissant un numéro dans le champ « Notifier quand » , afin d'être averti lorsque le stock descend en dessous de ce niveau.

Ces fonctionnalités vous aident à suivre facilement votre inventaire et à éviter de manquer de produits de manière inattendue.

Souhaitez-vous que vos clients reçoivent leurs factures dans la bonne langue ? Vous pouvez facilement organiser cela via Paramètres > Vos informations > Langue pour les factures, les articles, etc.

Vous avez le choix de faire envoyer vos factures en néerlandais , en français ou dans les deux langues . Lorsque vous sélectionnez les deux langues , le système examinera automatiquement la langue que vous avez définie pour chaque client individuel. Cette langue sera ensuite utilisée pour la facture.

Travaillez-vous exclusivement avec des clients néerlandophones ou francophones ? Ensuite, vous choisissez simplement la langue que vous souhaitez. Mais si vous avez une clientèle bilingue, la combinaison NL et FR est idéale. De cette façon, vous pouvez être sûr que chaque client reçoit sa facture dans la bonne langue, sans avoir à y penser à chaque fois.

En bref : configurez-le correctement une fois et le système s'occupera du reste automatiquement.

Le champ « E-mail supplémentaire » , que vous pouvez trouver via Paramètres > Factures , vous permet de spécifier une adresse e-mail supplémentaire à laquelle une copie de chaque facture sortante sera automatiquement envoyée.

De cette façon, vous n'avez pas besoin de transférer ou de télécharger manuellement les factures, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreurs ou de documents oubliés. C'est une petite institution qui assure une administration fluide et claire.

Créer une facture est simple et rapide via Webhero Billing. Suivez ces étapes pour créer une facture et l’envoyer ou l’enregistrer immédiatement.

1. Accédez à « Factures » dans la barre de menu.
2. Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite « Nouvelle facture » .
3. Sélectionnez un client dans la fiche client (le client doit être créé au préalable).
4. Remplissez les détails supplémentaires ; le numéro de facture est généré automatiquement.
5. Cliquez sur « Créer une facture » et ajoutez des articles via « Ajouter un article » .
6. La facture est automatiquement enregistrée et peut être téléchargée au format PDF ou UBL ou envoyée directement par email.
7. Vous pouvez ensuite ajuster le statut de la facture (par exemple , ouvert, paiement reçu, rappel ).

L'option « Préfixe du numéro » , accessible via Paramètres > Factures , vous permet d'ajuster la numérotation de vos factures en fonction de vos propres méthodes de travail ou de vos préférences comptables.

De nombreux entrepreneurs choisissent d’ajouter l’ année comme préfixe à leurs numéros de facture. Par exemple, cela crée un numéro de facture tel que « 2025101 » , qui fait référence à la première facture de l'année 2025. Cette structure permet de savoir immédiatement quand un paiement entrant concerne quel exercice financier et quelle facture spécifique il concerne.

Ceci est particulièrement utile car la numérotation officielle de vos factures recommence généralement à 1 à chaque exercice financier. En ajoutant l'année comme préfixe, vous gardez une vue d'ensemble et évitez la confusion entre les factures d'années différentes avec des numéros similaires.

Ce paramètre contribue donc à une administration claire et facilite grandement l'interprétation des numéros de facture, tant pour vous que pour vos clients ou votre comptable.

Les factures de cette liste ne seront pas renvoyées automatiquement. Au lieu de cela, vous aurez la possibilité de dupliquer facilement la facture originale au moment de votre choix (par exemple, mensuellement, trimestriellement ou annuellement). Vous pouvez ensuite ajuster le duplicata si nécessaire (pensez à une période différente, à des montants modifiés ou à des commentaires supplémentaires), puis l'envoyer comme vous le feriez avec une facture ordinaire.

Cette fonction est donc utile pour le suivi administratif des factures périodiques, sans avoir à les rédiger de toutes pièces à chaque fois.

Vous pouvez télécharger et envoyer une facture via 3 types de fichiers différents : PDF, UBL et Peppol.

Nous aimerions vous donner un bref aperçu des types de fichiers et de leur utilisation.

• PDF = Format de document portable. Il s'agit d'un format de fichier polyvalent développé par Adobe pour fournir un moyen simple et fiable aux utilisateurs de présenter et d'échanger des documents, quel que soit le logiciel, le matériel ou le système d'exploitation utilisé par le spectateur.
• UBL = Langage Universel des Affaires. Un fichier UBL est un document au format XML, un langage standard pour l'échange de documents électroniques tels que les bons de commande et les factures.
• Peppol = Un réseau international avec un cadre d'accord, un format standard et des applications pour faciliter l'e-procurement et la facturation électronique.

Remarque : vous ne pouvez envoyer via Peppol que si votre intégration Peppol avec Webhero Billing est terminée. Pour obtenir un guide pour terminer votre intégration, cliquez sur le bouton.

Vous souhaitez créer un devis et l'envoyer directement à votre client ? En quelques clics, vous pouvez créer un nouveau devis et l'enregistrer pour une utilisation ultérieure.

1. Allez dans « Citations » dans la barre de menu.
2. Cliquez sur le signe plus vert « Nouveau devis » .
3. Sélectionnez un client et remplissez les détails supplémentaires.
4. Cliquez sur « Créer un devis » et ajoutez des articles via « Ajouter un article » .
5. Le devis est automatiquement enregistré et peut être téléchargé au format PDF ou envoyé par email.
6. Le statut peut ensuite être modifié en ouvert, fermé ou exécuté (ceci est automatiquement « exécuté » lorsque vous créez une facture à partir de celui-ci).

Vous avez un devis approuvé et vous souhaitez le convertir immédiatement en facture ? Cela peut être fait facilement en un clic, le statut étant automatiquement ajusté.

1. Allez dans « Devis » et ouvrez le devis souhaité via « Détails » .
2. Cliquez sur « Créer une facture à partir d'un devis » à gauche.
3. Le devis est immédiatement converti en facture et le statut passe automatiquement à « exécuté » .
4. Vous pouvez ensuite télécharger la facture au format PDF ou UBL , l'envoyer par email ou ajouter des fichiers supplémentaires.

Voici un guide clair sur la façon de créer une facture ou une note de crédit dans le système de facturation. Suivez les étapes ci-dessous pour créer facilement une nouvelle facture et modifier le type de facture si nécessaire.

1. Allez dans l'onglet « Factures ».

2. Cliquez sur « Nouvelle facture ».

3. Sous la rubrique « Détails de la facture », vous obtiendrez une option « Type ». Ceci est configuré pour créer une facture par défaut.

4. Si nécessaire, changez le type en « Note de crédit ».

Vous souhaitez gagner du temps en réutilisant des devis ou des factures existants ? Vous pouvez facilement dupliquer des devis, ajuster des factures et ajouter des fichiers supplémentaires.

• Vous pouvez dupliquer un devis et créer immédiatement une facture à partir d'un devis existant.
• Les factures peuvent être téléchargées, envoyées par courrier électronique et leur statut peut être ajusté .
  Lire : Dans quel type de fichier puis-je créer/télécharger mes factures ?
• Des fichiers externes (tels que des fichiers .xml ou Excel ) peuvent être joints à une facture.
  Lire : Comment ajouter des fichiers à ma facture ?

L'ajout de fichiers à votre facture est simple et peut être effectué en quelques étapes seulement. Cela est utile, par exemple, si vous souhaitez envoyer des conditions générales, des descriptions détaillées ou d'autres fichiers associés avec votre facture. Cela garantit que votre client dispose de toutes les informations nécessaires et que la facture est complète.

Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des fichiers à une facture.

Factures

Une fois la facture créée, elle apparaîtra dans votre aperçu sous l'onglet « Factures ». Avez-vous recréé la facture ? Ensuite, il apparaîtra tout en haut.

Une fois que vous avez localisé la facture, vous pouvez la modifier en cliquant sur le bouton bleu « Détail » sur le côté droit de la facture. Cela ouvrira un aperçu de la facture.

Ajouter des fichiers

Dans l'aperçu de la facture, vous verrez un certain nombre d'options sur la gauche. L'une des options que vous trouverez ici est « Pièces jointes ». C'est la section où vous pouvez ajouter des fichiers. Cliquez sur l'option « Pièces jointes ». Vous pouvez maintenant sélectionner le fichier souhaité sur votre ordinateur, tel qu'un PDF, un fichier Excel, une image (.jpg) ou tout autre document que vous souhaitez envoyer avec la facture.

Peppol signifie Pan-European Public Procurement Online et est un réseau qui permet aux entreprises et aux gouvernements d'échanger des documents électroniques, tels que des factures, de manière sécurisée et efficace. Le réseau utilise des formats standardisés, facilitant la communication entre différents systèmes et réduisant les erreurs.

À partir de janvier 2026, en tant qu'entrepreneur, vous êtes obligé d'envoyer vos factures via Peppol.

Peppol fonctionne via un réseau de « points d'accès ». Les entreprises se connectent à un tel point d’accès, qui assure l’échange sécurisé de factures électroniques au sein du réseau Peppol. Lorsqu'une facture est envoyée, elle passe par le point d'accès de l'expéditeur jusqu'à celui du destinataire, après quoi la facture peut être traitée automatiquement.

Webhero Billing a déjà organisé ce « point d'accès » pour vous. Lorsque vous rejoignez Webhero Billing et activez votre intégration Peppol, vous pouvez utiliser le point d'accès de Webhero. Pour cela, vous n'avez besoin que de votre numéro KBO, de votre numéro de TVA et de votre IBAN.

Vous pouvez envoyer des factures avec Peppol en un seul clic.

Activer l'intégration Peppol

Après cela, votre Peppol est activé et vous pouvez commencer à envoyer des factures via Peppol.

Il est important de savoir que votre facture ne peut être envoyée via Peppol que si le destinataire possède également un compte Peppol actif.

Une facture Peppol est une facture électronique structurée dans un format XML standardisé (UBL). Ce format permet un traitement automatique et garantit un échange de données correct entre l'expéditeur et le destinataire, ce qui réduit la charge administrative et accélère le processus de facturation.

Vous pouvez envoyer des factures avec Peppol en un seul clic. Une fois l'intégration de Peppol avec votre logiciel de facturation Webhero terminée. Lors de la création d'une facture, vous pouvez choisir l'option : « Courrier » avec une option ultérieure « Envoyer via Peppol ».

Il est important de savoir que votre facture ne peut être envoyée via Peppol que si le destinataire possède également un compte Peppol actif.

Nous sommes situés chez Webhero à Louvain , une entreprise belge leader spécialisée dans les sites Web, les outils numériques et le marketing en ligne. Webhero aide les entrepreneurs avec des solutions conviviales telles que le développement de sites Web, le référencement, la facturation en ligne et la gestion de la clientèle. Grâce à leur expertise et leur approche orientée client, ils accompagnent les entreprises en Belgique et au-delà dans leur croissance numérique.

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