Hoe kunnen we je helpen?

Webhero Billing is een gebruiksvriendelijk facturatieprogramma voor eenmanszaken en KMO’s in België. Het helpt je om snel en correct facturen te maken, verzenden en beheren, volledig conform Peppol.

Onze facturatiesoftware is ideaal voor zelfstandigen, eenmanszaken en KMO’s die op zoek zijn naar een eenvoudig en efficiënt online facturatiesysteem. 

Webhero ondersteunt telkens de twee recentste versies van Google Chrome, Firefox en Safari, alsook telkens de twee recentste OS-versies. Om ervoor te zorgen dat je facturatiesoftware optimaal werken, raden we aan om uw browser bij te werken naar de meest recente versie.

Een professioneel e-mailadres is essentieel voor het versturen van facturen, omdat het bijdraagt aan zowel de echtheid van het bedrijf als het vertrouwen bij de ontvanger.

Volgens het KYC-principe (Know-Your-Customer) vereist Peppol dat bedrijven hun identiteit verifiëren voordat ze elektronische facturen kunnen verzenden. Dit waarborgt de echtheid van transacties en voorkomt fraude. Een professioneel e-mailadres, dat gekoppeld is aan de bedrijfsdomeinnaam in plaats van een gratis e-maildienst, versterkt deze betrouwbaarheid.

Daarnaast draagt een professioneel e-mailadres bij aan een professionele uitstraling, wat het vertrouwen bij de ontvanger vergroot. Dit verhoogt de kans dat facturen sneller worden verwerkt en betaald, wat een positieve invloed heeft op de cashflow van het bedrijf.

Het aanpassen van je standaard e-mailcommunicatie voor facturen en herinneringen is eenvoudig en zorgt ervoor dat je e-mails altijd in lijn zijn met je gewenste communicatie. Je kunt de e-mailinstellingen aanpassen voor zowel je facturenn, als ook voor je eerste en tweede herinneringen. 

Hier is hoe je dit doet:

Je kunt dezelfde stappen volgen voor je 1e herinnering en 2e herinnering. Scroll naar de secties voor de herinneringen en vul het gewenste bericht in voor zowel de eerste als de tweede herinnering die naar je klant gestuurd wordt. Ook hier geldt weer: vergeet niet om op ‘Opslaan’ te klikken na het aanpassen van de tekst.

De volgende keer dat je een factuur of herinnering verstuurt, wordt de aangepaste tekst automatisch toegevoegd aan het bericht. Dit bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je altijd consistente en professionele communicatie hebt, zonder dat je elke keer de tekst opnieuw moet invoeren. Zo behoudt je de klantvriendelijkheid en professionaliteit van je facturen en herinneringen, en tegelijkertijd stroomlijn je het proces.

Nee, het is niet mogelijk om meerdere categorieën aan één klant toe te wijzen. Je kan één categorie per klant selecteren. Dit houdt je administratie overzichtelijk en maakt het makkelijker om klanten te filteren of rapportages te genereren.

Wil je snel je klantenbestand of artikeloverzicht toevoegen zonder handmatig alles in te voeren? Webhero Billing biedt een eenvoudige manier om externe gegevens te importeren via een MS Excel-bestand.

Klanten importeren

• Je kunt klantgegevens importeren via een Excel-bestand.
• Er is een voorziene template beschikbaar, zodat je zeker bent dat de gegevens correct worden ingelezen.
• Na het uploaden kan de synchronisatie tot 1 uur duren voordat alle klanten zichtbaar zijn in het systeem.

Artikelen importeren

• Heb je al een bestaand artikeloverzicht? Je kunt dit eenvoudig importeren via een Excel-bestand.
• Ook hier is een standaard template voorzien om fouten te voorkomen.
• De verwerkingstijd van de import kan tot 1 uur duren, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens.

Zorg ervoor dat je de gegevens correct invoert in de template voordat je ze importeert, zodat alles soepel verloopt.

Wanneer je de export uitvoert, ontvang je een Excel-bestand met gedetailleerde informatie over al je artikelen. Het bestand bevat de volgende kolommen:

Met deze exportfunctie kun je dus snel een gedetailleerd overzicht van je voorraad verkrijgen, ideaal voor rapportage of verdere verwerking in andere systemen.

Ja, dat kan! Ons systeem biedt een eenvoudige manier om de voorraad van je artikelen bij te houden en meldingen te ontvangen wanneer een product bijna op is. Dit kan zowel bij het toevoegen van een nieuw artikel als bij het aanpassen van een bestaand artikel.

Optie 1: Stock instellen bij een nieuw artikel

1. Ga naar Artikelen > Artikel toevoegen.
2. Vink de optie "Vorraad bijhouden?" aan.
3. Vul het aantal in bij "Voorraad" om de huidige voorraad vast te leggen.
4. Wil je een waarschuwing ontvangen als de voorraad bijna op is? Voer dan bij "Verwittigen bij" het gewenste minimumaantal in.

Optie 2: Stock activeren voor een bestaand artikel

1. Ga naar Artikelen en klik bij het gewenste artikel op "Wijzig".
2. Vink de optie "Voorraad bijhouden?" aan.
3. Vul de huidige voorraad in bij "Voorraad".
4. Stel een waarschuwing in door een aantal in te vullen bij "Verwittigen bij", zodat je een melding krijgt wanneer de voorraad onder dit niveau zakt.

Met deze functies houd je eenvoudig een overzicht van je voorraad en vermijd je dat je onverwacht zonder producten komt te zitten.

Wil je dat je klanten hun facturen in de juiste taal ontvangen? Dat kan je eenvoudig regelen via Instellingen > Uw gegevens > Taal voor facturen, artikelen, ….

Je hebt daar de keuze om je facturen in Nederlands, Frans of in beide talen te laten versturen. Wanneer je beide talen selecteert, kijkt het systeem automatisch naar de taal die je bij elke individuele klant hebt ingesteld. Die taal wordt dan gebruikt voor de factuur.

Werk je uitsluitend met Nederlandstalige of Franstalige klanten? Dan kies je gewoon de gewenste taal. Maar als je een tweetalig klantenbestand hebt, is de combinatie van NL én FR ideaal. Zo ben je zeker dat elke klant zijn factuur in de juiste taal ontvangt, zonder dat je daar telkens aan hoeft te denken.

Kortom: één keer goed instellen, en het systeem regelt de rest automatisch.

Het veld ‘Extra e-mail’, dat je vindt via Instellingen > Facturen, laat je toe een extra e-mailadres op te geven waarop automatisch een kopie van elke uitgaande factuur wordt gestuurd.

Op die manier hoef je geen facturen manueel door te sturen of te downloaden, wat tijd bespaart en de kans op fouten of vergeten documenten verkleint. Het is een kleine instelling die voor een vlotte en overzichtelijke administratie zorgt.

Een factuur opstellen verloopt snel en eenvoudig via Webhero Billing. Volg deze stappen om een factuur te maken en deze direct te versturen of op te slaan.

1. Ga naar ‘Facturen’ in de menubalk.
2. Klik op de blauwe knop rechts boven ‘Nieuwe factuur’.
3. Kies een klant uit het klantenbestand (klant moet vooraf aangemaakt zijn).
4. Vul de verdere gegevens in; het factuurnummer wordt automatisch gegenereerd.
5. Klik op ‘Factuur aanmaken’ en voeg artikelen toe via ‘Artikel toevoegen’.
6. De factuur wordt automatisch opgeslagen en kan worden gedownload als PDF of UBL of direct per e-mail verstuurd.
7. Vervolgens kun je de factuurstatus aanpassen (bv. open, betaling ontvangen, herinnering).

De optie ‘Nummer prefix’, te vinden via Instellingen > Facturen, laat je toe om de nummering van je facturen aan te passen aan jouw eigen werkwijze of boekhoudkundige voorkeuren.

Veel ondernemers kiezen ervoor om het jaartal als voorvoegsel (prefix) aan hun factuurnummers toe te voegen. Zo ontstaat bijvoorbeeld een factuurnummer als “2025101”, wat verwijst naar de eerste factuur van het jaar 2025. Deze structuur maakt het meteen duidelijk bij een inkomende betaling over welk boekjaar en welke specifieke factuur het gaat.

Dit is vooral handig omdat je officiële factuurnummering meestal elk boekjaar opnieuw begint vanaf 1. Door het jaartal toe te voegen als prefix, behoud je het overzicht én vermijd je verwarring tussen facturen uit verschillende jaren met gelijkaardige nummers.

Deze instelling helpt dus bij een overzichtelijke administratie, en maakt de interpretatie van factuurnummers veel eenvoudiger – zowel voor jou als voor je klanten of boekhouder.

Facturen in deze lijst worden niet automatisch opnieuw verstuurd. In plaats daarvan krijg je op het door jou gekozen moment (bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks) de mogelijkheid om de originele factuur eenvoudig te dupliceren. Je kan het duplicaat vervolgens aanpassen indien nodig – denk aan een andere periode, gewijzigde bedragen of extra opmerkingen – en daarna verzenden zoals je met een gewone factuur zou doen.

Deze functie is dus handig voor administratieve opvolging van periodieke facturen, zonder dat je ze telkens opnieuw helemaal hoeft op te stellen.

Je kan een factuur downloaden en versturen via 3 verschillende bestandstypes: PDF, UBL en Peppol. 

We geven je graag een kort overzicht van de bestandstypes en waarvoor deze gebruikt kunnen worden.

• PDF = Portable Document Format. Het is een veelzijdige bestandsindeling die door Adobe is ontwikkeld om mensen op een eenvoudige, betrouwbare manier documenten te laten presenteren en uitwisselen, ongeacht de software, de hardware of het besturingssysteem dat wordt gebruikt door degene die het document bekijkt.
• UBL = Universal Business Language. Een UBL-bestand is een document in XML-formaat, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals bestelbonnen en facturen, uit te wisselen.
• Peppol = Een internationaal netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-procurement en e-invoicing.

Let wel: Je kan enkel via Peppol verzenden als je Peppol integratie met Webhero Billing voltooid is. Voor een handleiding om je integratie af te ronden, klik op de knop.

Wil je een offerte opstellen en direct naar je klant versturen? Met een paar klikken maak je een nieuwe offerte aan en sla je deze op voor later gebruik.

1. Ga naar ‘Offertes’ in de menubalk.
2. Klik op het groene plusje ‘Nieuwe offerte’.
3. Selecteer een klant en vul de verdere gegevens in.
4. Klik op ‘Offerte aanmaken’ en voeg artikelen toe via ‘Artikel toevoegen’.
5. De offerte wordt automatisch opgeslagen en kan worden gedownload als PDF of per e-mail verstuurd.
6. Vervolgens kan de status aangepast worden naar open, gesloten of uitgevoerd (dit wordt automatisch ‘uitgevoerd’ als je er een factuur van maakt).

Heb je een goedgekeurde offerte en wil je deze meteen omzetten naar een factuur? Dit kan eenvoudig met één klik, waarbij de status automatisch wordt aangepast.

1. Ga naar ‘Offertes’ en open de gewenste offerte via ‘Detail’.
2. Klik links op ‘Factuur maken van offerte’.
3. De offerte wordt meteen omgezet in een factuur en de status verandert automatisch naar ‘uitgevoerd’.
4. Je kunt de factuur vervolgens downloaden als PDF of UBL, per mail versturen of extra bestanden toevoegen.

Hier is een duidelijke handleiding voor het aanmaken van een factuur of creditnota in het facturatiesysteem. Volg de onderstaande stappen om eenvoudig een nieuwe factuur op te stellen en indien nodig het factuurtype aan te passen.

1. Ga naar de tab 'Facturen'.

2. Klik op ‘Nieuwe factuur’.

3. Onder de titel ‘Factuurdetails’ zal je een optie krijgen 'Type'. Deze staat standaard ingesteld op het aanmaken van een factuur.

4. Wijzig deze indien nodig het type naar ‘Creditnota’.

Wil je tijd besparen door bestaande offertes of facturen te hergebruiken? Je kunt eenvoudig offertes dupliceren, facturen aanpassen en extra bestanden toevoegen.

• Je kunt een offerte dupliceren en direct een factuur maken van een bestaande offerte.
• Facturen kunnen worden gedownload, gemaild en de status kan worden aangepast.
  Lees: In welk type bestand kan ik mijn facturen aanmaken/downloaden?
• Externe bestanden (zoals .xml of Excel-bestanden) kunnen aan een factuur worden toegevoegd.
  Lees: Hoe voeg ik bestanden toe aan mijn factuur?

Het toevoegen van bestanden aan je factuur is eenvoudig en kan in enkele stappen gedaan worden. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je algemene voorwaarden, gedetailleerde beschrijvingen of andere gerelateerde bestanden wilt meesturen met je factuur. Zo zorg je ervoor dat je klant alle benodigde informatie heeft en dat de factuur volledig is.

Volg onderstaand stappenplan om bestanden toe te voegen bij een factuur.

Facturen

Nadat de factuur is aangemaakt, verschijnt deze in je overzicht onder de tab 'Facturen'. Heb je de factuur nieuw aangemaakt? Dan zal hij helemaal bovenaan verschijnen. 

Zodra je de factuur hebt gevonden, kun je deze bewerken door te klikken op de blauwe knop ‘Detail’ aan de rechterkant van de factuur. Hiermee open je een voorbeeld van de factuur.

Bestanden toevoegen

In het factuurvoorbeeld, zie je aan de linkerzijde een aantal opties. Een van de opties die je hier zult vinden is ‘Bijlages’. Dit is de sectie waar je bestanden kunt toevoegen. Klik op de optie ‘Bijlages’. Je kunt nu het gewenste bestand van je computer selecteren, zoals een PDF, Excel-bestand, afbeelding (.jpg), of ander document dat je samen met de factuur wilt meesturen.

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om elektronische documenten, zoals facturen, veilig en efficiënt uit te wisselen. Het netwerk maakt gebruik van gestandaardiseerde formaten, waardoor communicatie tussen verschillende systemen wordt vergemakkelijkt en fouten worden verminderd.

Vanaf januari 2026 ben je als ondernemer verplicht om je facturen te verzenden via Peppol. 

Peppol functioneert via een netwerk van 'Access Points'. Bedrijven sluiten zich aan bij een dergelijk toegangspunt, dat zorgt voor de veilige uitwisseling van elektronische facturen binnen het Peppol-netwerk. Wanneer een factuur wordt verstuurd, gaat deze via het toegangspunt van de verzender naar dat van de ontvanger, waarna de factuur automatisch kan worden verwerkt.

Webhero Billing heeft voor jou dit 'Access Point' alvast in orde gebracht. Wanneer je je aansluit bij Webhero Billing en je Peppol integratie activeert, kan je gebruiken maken van Webhero's Access Point. Hiervoor heb je enkel je KBO-nummer, BTW-nummer en IBAN nodig.

Je kan facturen met Peppol verzenden met één simpele druk op de knop. 

Peppol integratie activeren

Hierna is je Peppol geactiveerd en kan je beginnen met het versturen van facturen via Peppol.

Belangrijk om te weten is dat je factuur enkel via Peppol verstuurd kan worden, als ook de ontvangen een actief Peppol account heeft.

Een Peppol-factuur is een gestructureerde elektronische factuur in een gestandaardiseerd XML-formaat (UBL). Dit formaat maakt automatische verwerking mogelijk en zorgt voor correcte gegevensuitwisseling tussen verzender en ontvanger, wat de administratieve last vermindert en het facturatieproces versnelt.

Je kan facturen met Peppol verzenden met één simpele druk op de knop. Zodra de Peppol integratie met je Webhero Billing software gebeurt is. Zal je bij het opstellen van een factuur kunnen kiezen voor de optie: 'Mail' met vervolgens een optie 'Versturen via Peppol'.

Belangrijk om te weten is dat je factuur enkel via Peppol verstuurd kan worden, als ook de ontvangen een actief Peppol account heeft. 

Wij zijn gevestigd bij Webhero in Leuven, een toonaangevend Belgisch bedrijf dat gespecialiseerd is in websites, digitale tools en online marketing. Webhero helpt ondernemers met gebruiksvriendelijke oplossingen zoals websiteontwikkeling, SEO, online facturatie en klantbeheer. Dankzij hun expertise en klantgerichte aanpak ondersteunen ze bedrijven in België en daarbuiten bij hun digitale groei.

Neem gerust een kijkje op onze website:

Uiteraard. We hebben geen langdurig contract en geen abonnementskosten. Je kan dus eenzijdig en op elk moment je account afsluiten.

Hoewel we graag nog vele jaren met je willen samenwerken, zit je bij Webhero nooit vast aan een langetermijnverplichting. Je hangt dus niet vast aan een minimale contract duur.